年终总结怎么写出价值感?

最近,我们的《职场写作训练营》请来了一位很厉害的实战导师,《人民日报》社会版的主编李智勇老师。如果你家里有上中学的孩子,你可能知道他的另一个名字:托塔老师。他在网上教作文,非常的有名,我就经常刷到他的短视频。

在《职场写作训练营》的12月班里,罗砚老师会和李智勇老师会一起,帮你练好写作,让你写得又快又好。

今天的罗胖精选,是专门为你录制的一讲体验课:一年工作结束了,怎么写汇报,才能写出价值感?接下来,请罗砚分享一下他向李智勇老师请教的方法。有请。

大家好,我是罗砚,欢迎来到《职场写作训练营》,我们一起解决职场写作难题。

年底了,所有人都开始头疼的任务,就是“年终总结怎么写?”有人觉得无处下笔,特别是支持性的岗位,比如财务、法务、人力、中台、运维这些部门,他们会问:“我每年工作都差不多,今年怎么能写出新意呢?”也有人会觉得,写总结太吃亏了,因为“我干得很好,但我写不出来。”

《职场写作训练营》就有位同学问我:“我们团队今年KPI完成得很好,但是我汇报没写出价值感,老板就说:‘成绩不错,但我看你干的和别人没有什么不同,你是不是因为运气好?’”好成绩没有变成个人能力背书,你说,是不是吃亏?

这一讲,我们就来解决这个问题:年终总结、述职,怎么写出亮点?

为了解决这个问题,我专门请来一位重量级的老师,作为 12 月份《职场写作训练营》实战导师,帮你把工作写出亮点。他是谁呢?他是《人民日报》社会版的主编李智勇老师,他不光是一位资深的媒体人,还是一位研究写作的专家。

业务上,李智勇老师主持的专栏获得“中国新闻奖”一等奖,这可是中国新闻界最高奖项啊。但他的能力不只局限于新闻,他从小就是中考满分作文、高考满分作文,自称作文大魔王。在网上教中学生写作文,全网拥有 230 万粉丝。这一套写作方法,无论是帮学生还是成年人学写作,都很有效。

我跟李智勇老师针对大家年底写总结的需求,打造了一套“擦亮”工作的方法,总共分为三个问题。

第一个问题:想要有亮点,我们得先知道在老板眼里,到底什么是亮点。

第二个问题:在写作结构上,什么样的工作值得开发成亮点?

第三个问题,在文字表达上,我怎么把它写成亮点?

好,我们先来解决第一个问题,你觉得在老板眼里到底什么是亮点?想要搞清楚这个问题,首先得弄懂老板到底想要什么。

李智勇老师引经据典,带我们用《红楼梦》里的一段情节,拆解了“如何听懂老板的意图”。我给你复述一下,这段情节是这样的:

元妃要省亲,贾政带着一帮幕僚给大观园新建的亭子起名字,有三个人出来提方案,他们的三种方案也代表了理解老板意图的三个境界。

第一个人的方案说,这亭子就叫“翼然”吧,因为欧阳修《醉翁亭记》里说“有亭翼然”。这是一种什么样的职场策略呢?这叫标准化方案,每个亭子都可以叫翼然啊,就像所有的工作都可以总结出“我完成了岗位职责”一样。你没写错,但是不贴近具体情况。

果然,贾政不满意,说“此亭压水而成,题名还须偏于水。”提出了一个思考方向,叫“点出环境具体信息”。贾政还提了一个思考方向:“依我看,咱们可以用一个‘泻’字。” 老板都这样说了,周围人就赶紧跟上。有人就说:“是极,竟是‘泻玉’二字妙。”这个人就把贾政的提示给落实了。

这第二个方案“泻玉”,能跟周围的环境扣上了,看起来也符合老板的要求,但贾政听完还是不作声。这第二个方案,是什么样的职场策略呢?李老师管它叫“机械落实”:老板说要水,你就只给水。这就好比写总结的时候,老板说什么,你就只写什么。很多人还觉得:“我就是按老板说的干的,他怎么还不满意?”这可能就属于这种情况了。

那我们就要注意了,老板还需要什么呢?这时候贾政派出了第三个人,叫贾宝玉,说:“你提个方案。”这时候贾宝玉瞬间完成了一次对老板意图的研判:咱盖这个园子的大目标是什么?迎接贵妃省亲。所以他提出的方案是“沁芳”,贾政认可了。你发现了吗?让老板满意的方案,不一定是100%执行他意见的方案。

宝玉的方案多了两层增量:

第一是事实增量。“沁”,暗指水;“芳”,就多了一层信息,它暗指花。周围有水有花,花木照水,有情有境,贴合事实。

那第二层增量呢,更厉害了,叫价值增量。“芳”,花的气息。红楼世界里最尊贵的花是谁?贾元春,娘娘啊。她的到来,让阖府上下共沐恩泽。你瞧,这两个字扣上了大目标。

从这段对话里,我们终于可以得出老板眼中的亮点来自于哪:不是你干了什么,他需要的是增量信息。

增量,无非就是三层:事实增量、价值增量,还有一层是这个案例不涉及的,就是方法增量,也就是你给组织提供了什么新方法和新经验。

好,问题来了,什么样的事符合这三层增量呢?让我猜猜看,你的第一反应是不是去想自己今年干了哪些工作,干得越多增量就越多,一列十几条工作方向。

小心,这是写总结的一大陷阱,叫“事无巨细”。我们越是想呈现价值,越是不能什么都往总结里放。因为老板看你总结,不是来检查工作量的,而是要看你从目标出发的能力,看你的优先级意识,看你对工作的分析复盘能力。

那怎么写这三层增量呢?我们先来看第一类,事实增量。

这一类增量,专治你写总结的一类问题:“每年工作都差不多,怎么写出新意?”,新,就新在事实增量上。

你可以找这三种事实放进总结:

第一,新目标。同样是做财务工作,上一年的目标可能是规范化,今年的目标就变成了降本增效,那我相应的工作重点也会发生变化。

第二,新事件。同样是完成一个方向的目标,那我今年做了哪些新事儿去完成它呢?比如,“在拓展客户上,我们往年都是靠业务拜访的形式。今年我们办了几场有影响力的活动,探索出了‘从主题活动吸引潜在客户’,深度挖掘的拓客方式。”你看,同样是拓客这个目标,主题活动就是今年的新事件。

第三,新成果。同样是要带团队里的新人,你去年写的是“我辅导了三个新人”,今年还这么写吗?你就可以细化成果:“今年我辅导了三个应届生,成为了独当一面的客户经理,充实了人才梯队。”

哪怕岗位不变,这三层新目标、新事件和新成果,都能让你的总结有事实增量,言之有物。

我们来说第二类亮点,方法增量。这说的是:过去一年你积累出了什么样的好经验,可以给其他团队借鉴,提高组织效率。

经验怎么写?李智勇老师推荐了一个写作方法,叫“新旧对比法”。先说旧的做法有哪些问题,再来强调新做法的好处。

比如,我们一般人写经验是:“我启用了新的财务流程,这个财务流程是……”只是陈述了新的事实是怎么发生的。如果我们用新旧对比法,你可以这么来写:“旧版财务流程,出现了大量档案积压在审批员关卡的情况”,这是旧的问题;“新版财务流程按照标准分成三种情况,可以消解掉积压的情况”,这是新作法。这样写,老板就很容易能发现“这个经验解决了什么问题?”“它产生了多少价值?”

在这儿,我想提醒同学们一句:千万别觉得总结经验很难。每个人的工作里其实都有经验,可能只是你还没有挖掘到它。经验就藏在工作发生变化的地方。工作里的任何一个变化,都可能是因为解决了一个新问题,值得被总结。所以它就好像是藏在沙子里的金子一样,等待你去挖掘。

下面我们来说说第三类,价值增量。除了干了什么工作的事实层面,我们也要在评价层面下功夫,总结我们工作创造的价值和意义。

比如,除了把商品卖出去,你的工作还给公司带来了哪些额外的价值?这个价值跟公司整体有什么关系?基于这个问题,你可以去问自己三个问题:

第一,落实战略的方向。你做的工作和公司的大目标有什么关系?你落实了公司的哪一条战略目标吗?

第二,打开思路。你做的工作补齐了公司的哪些新思路?解决了哪些没有解决的新问题?

第三,外部影响。你的工作影响了公司其他部门的其他人或者其他业务吗?干得好的事儿有没有起到榜样的作用?没干好的事儿有没有起到避坑和经验的作用?

比如,同样是写用户分析,写“挖掘用户需求”就是事实层面;我们可以先补充经验层面:“通过用户研究,我们总结出了5个典型的用户画像;再补充价值层面:“这5个用户画像不光适用于这一类商品,还适用于我们公司同类其他业务做用户定位和分析。”你看,这就是找到了这项工作的外部影响。

你今年写工作总结的时候,就可以用上这三层增量来总结工作,用上事实增量、方法增量和价值增量。所以,也欢迎你加入12月19号开营的《职场写作训练营》,还赶得上年底工作总结的修改。

好,说到这儿,你已经掌握了收集亮点的方法,我们接下来解决最后一环的问题:怎么写才能写出亮点来?

很多同学一想到写亮点,就是在形容词上使力气。比如“我们做了大量创新,大大提升了流程效率”,这么写,不光很难给老板留下印象,反而会起到反效果,因为没有提供实际的信息,还会让总结看起来很虚。

该怎么写呢?李老师给了我们一个很好的方法,叫“标签化写作法”,就是把你的工作经验、工作方法、工作意义打包,打上一个标签,取一个好记忆的名字。

我给你举几个例子:

比如,财务部同事写述职,常见的写法就是:

用上标签化可以怎么写呢?

这是怎么做到呢?这里头其实有三个步骤:

第一步,抓特征。报送材料,这个工作的特征就是“过程管理”。

第二步,放大特征。非过程管理的方法就是到点了才问你“工作做好了没有?”这样的管理方法没有容错度;如果没准备好,工作就会延迟了。过程管理法的好处,就是我们可以以天为单位检查,看进度是否正常,及时调整节奏。

这个方法就让整个任务过程透明化了,像一个可视的进度条一样,可以被管理,可以被监控,就跟我们看视频一样,知道自己看到哪个部分了。

第三步,命名特征。你可以用“进度条管理法”来称呼这个新的工作经验。

这种命名方式,用形象化的思维,把抓过程的工作方法,比喻成了进度条可视化的管理,是不是一下子就让人记住了?

再来举一个例子。除了形象化,你还可以用跨界的方式,从别的领域借一个词。

比如,培训岗位写总结常见的写法是:

你可以给他加一个标签,叫“按揭培训法”。

按揭,不就是银行每个月要还贷款吗?那放到培训里,我们过去都是组织几天、一个星期的系统培训,但是今年线上办公特别多,不具备线下活动的条件,所以今年组织了高频的线上培训活动。

那你怎么给这类新方法营造一个深刻的印象?你就可以管它叫“按揭培训法”:每天半小时,给团队按揭一个系统化的培训。这就是用了跨领域思维来贴标签。

怎么样?贴标签的效果是不是很亮眼?如果你也想让自己的工作有这样亮眼的标签,欢迎你报名12月份的写作营,来训练营里直接请教李智勇老师,帮你打磨标签,擦亮工作。

好。最后我们来总结一下。工作总结要写出亮点,首先要回答三个问题:

第一,在老板眼里什么是亮点?不是100%执行,而是给出增量。

第二,结构上去哪找亮点呢?找三类信息:事实增量、方法增量和价值增量。

第三,怎么突出亮点呢?你可以用标签化命名的方法来提炼出工作的价值。

除了擦亮工作,写总结其实是一个系统化的工程:怎么立意,定好总结的主题?怎么找到合适的材料?要以什么样的结构写总结?工作干得好和干得不好,分别怎么总结?怎么通过总结影响老板对我的评价?这些问题,我在《职场写作训练营》里还给你准备了更多的方法和工具,欢迎你加入,来系统学习。

最后我还要告诉你一个好消息:12月10号,也就是这周六晚上的8点,我请来了李智勇老师来做一场公开课,和我一起帮大家解决“年终总结里擦亮工作”的难题。

这场直播我们还特别为大家研发了一张用总结擦亮工作的大地图,非常有价值的一个工具,欢迎你到直播间来领取,现在你就可以在得到APP首页预约这场直播。

周六晚上8点,我和李智勇老师一起为你解决职场写作难题,我们在12月份《职场写作训练营》里等你。

内容听完了,我是罗胖。

罗砚老师主理的《职场写作训练营》为期21天。我们会用视频课和直播课,让你掌握职场常见文体的写作方法。此外,还有助教老师在线上全程带你练习,提升你的写作能力。

《职场写作训练营》的12月班正在招生,你在得到App首页搜索“写作”两个字,就能看到报名入口。现在加入,正好赶上年底冲刺。千万别让写作辜负你的实力。

好,罗胖精选,明天见。

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