如何避免成为“救火型领导”?

你可能关注到了,我们的《管理者沟通训练营》11月班请来了一位特别厉害的实战导师,微软前中国区总裁吴士宏老师。

脱不花说,早在十几、二十年前,吴士宏老师就是她的职场偶像。你可能知道一个词叫“打工女皇”,对,这说的就是吴士宏老师。她在整个中国的企业界、管理界,都是一个传奇人物。

这一次,我们把她请到《管理者沟通训练营》,给同学们讲课、答疑。当你遇到管理难题的时候,可以向吴士宏老师提问。而且,我们承诺,学员的问题,我们是有问必答。

今天的精选,脱不花就替你向吴士宏老师问了三个问题,她把她收获的答案分享给你。接下来,让我们一起听一听。

你好,我是脱不花,欢迎来到《管理者沟通训练营》。

今天,我要怀着非常荣幸且骄傲的心情,向咱们11月班的管理营同学报告一个好消息:同学们,我为你们请来了中国最著名的职业经理人之一,微软前中国区总裁,吴士宏老师,担任咱们这一期的实战导师!

说实话,我这么激动,不仅因为吴老师是一位非常资深的管理者,更重要的是,我知道吴老师在很多人心目中都是职业偶像。如果一定要用一个词来形容她,我觉得,就是“传奇”。

吴士宏老师有多传奇呢?30多年前,她从一名普通的医院小护士开始参加工作,毫无任何背景,全靠自学新概念英语,就转行进了IBM;然后,又用12年的时间,让自己从一个打杂的前台,成长为IBM中国区高级副总裁;后来,又成为了微软中国区的总裁。她曾经连续两次入选全球50位最具影响力的商界女性。

当然她的传奇还不止如此,她曾经遭遇过血液病,连续三次被下了病危通知书;遇过大面积的心梗,游走在死亡的边缘,后来又患上了重度的抑郁症;还创业失败了,欠下了一大笔的债务。但是在最近的几年里面,她不仅从抑郁症中复原了,还上了所有的债,重新让自己的生活和工作都回到了正轨。

可以说,作为一个职场人可能经受的最高光时刻,和我们能想象的最低谷的状态,吴士宏老师全都经历了。现在,她还有了一个新身份——企业家教练,她把她自己的成功的经验和失败的教训都引入到了她的教练生涯中。到目前为止,她已经为200多位企业家和高管做过辅导,而且效果非常好。

所以,能把这样一个传奇人物请来做管理营的实战导师,我真是太荣幸了,因此也特别提醒咱们11月班的管理营同学:注意了,千万别错过给吴老师提问的机会,说不定你这一问,就能帮你解决职业生涯的一个大难题。

当然,老同学们也别急,管理营是终身免费享受迭代课程的,吴老师的新内容,你的助教也都会同步给你。还没来得及报名的同学,赶紧报名。

那么正式开营之前,我抢先一步,先跟吴老师请教了3个问题,收获很大,今天拿出来跟你分享。

第一个问题,其实是帮很多新管理者问的。问题是:好像一当管理者之后,时间就不是自己的了。每天都疲于奔命,忙于救火,那么管理者到底该怎么管理好自己的时间和精力呢?

这个问题,所有的新任管理者都会觉得非常头疼,必须得过这一关。管理工具中,其实有现成的答案,就是“时间管理四象限”。这是一个非常经典的管理工具,我们在管理营的第一讲里也会讲到:要按照事情的重要程度和紧急程度,把所有的事情进行优先级的排序。

坦白来说,如果你能严格按照这个工具,定期梳理自己的工作优先级,并且严格执行,那么你的时间和精力,确实可以很好地被管理起来。

但是,我要说但是了——但是我们就是做不到,那怎么办?

吴老师说她特别理解,因为她在职场的早期,也是这种状态。过去她就用一个方法:少睡觉,直到把事情做完。所以她曾经连续十几年,平均每天只睡四五个小时。当然她也天赋异禀啊,即使这样,也依然精神饱满、思路清晰,直到有一天,她遭遇了大面积心梗。

所以后来,吴老师说,她也一直在反思和琢磨,怎么去解决这对矛盾——因为每一个管理者,也都面临“时间不够用”的问题。后来,她给出了一个方法论,叫“时间管理双非法”。

什么意思呢?吴老师说,她建议,每一个管理者都要逼着自己要完成两个动作:

第一个动作:列出工作和生活中,那些你非做不可的事;

第二个动作:再列出工作和生活中,非你做不可的事。

我重复一遍啊,两个“非”:一个是你非做不可的事,就是你自己主动想做,而且必须自己亲自做,没有别人能代替。比如你特别想完成某个大项目,因为这是你的梦想;比如你特别想陪伴家人……这都是你非做不可,且别人不能代替,你也无法授权的。

第二个“非”,非你做不可的事,就是这件事未必是你主观上想做,但是没有你不行。比如你作为管理者,批评下属这件事,别人就没法替代你。

所以,双非工作一列出来,其实就建立一个边界,通常问题的症结也就找到了。因为一个管理者,真正值得做和必须做的事,通常就这么点儿。你反复这么去思考,你就会做出正确的取舍。

吴老师说,她给那么多企业家和高管做教练,她观察到,大部分人之所以觉得完全忙不过来,都是因为做了很多双非以外的事情。

比如,她曾经辅导过一个新上任的总经理。这个总经理也是个救火队长。但一梳理就发现,这是因为他90%的时间都在前线巡视,而前线巡视这个动作,既不是“他非做不可的”,也早就不是“非他做不可的”了。

所以占了他这么多的时间,只是因为过去他做部门主管的时候,习惯了这样去现场工作。所以这件事对他来说,做起来很有成就感,也很轻松,他就越来越沉浸在里面——这变成了一种路径依赖,其实就是一种偷懒,用战术上的勤奋掩盖了战略的懒惰。

那这种情况怎么办?吴老师的解法就俩字,授权。

凡是不属于“双非”的工作,赶紧该授权授权;授权了的事情,你可以把握一些关键要点,防止失控;如果发现该授的权授不出去,那就赶紧去培养或去找能接得住的人。总而言之,不要把别人的猴子背到自己的头上。

所以,听完这段之后,我强烈建议你,现在就按照吴老师说的双非模型检测一下自己,看看你忙碌的工作中,到底有多少真的是“你非做不可”和“非你做不可”的事情。

吴老师说,她的经验之谈是,如果你有超过2/3的事情,落在这个双非之外,那就说明,你已经陷入了低价值的忙碌状态了,一定要想办法给自己喊停,把时间都花到有价值的事上去。

当然,如果你在梳理的过程中遇到任何问题,欢迎你现在加入11月份的《管理者沟通训练营》,亲自来向吴老师提问。

好,梳理完工作优先级,意味着我们能够在工作中,把重要的时间都花在有价值的事上,让有限的时间发挥出更大的价值。

但请注意,新的问题又来了:工作上的事,可以有优先级;但是工作和生活之间往往分不出个轻重缓急。比如陪父母和陪客户,加班工作和好好休息,好像各有各的道理。

那么第二个常见的管理问题就来了,当工作和生活无法平衡的时候,该怎么办?

我带着这个问题,去请教了吴老师。她说这确实是困扰每个管理者的老大难问题,忠孝难以两全嘛。过去,她也经常苦口婆心地规劝她的客户,说:

请问,这样的劝慰有效吗?有效,但是作用很有限。因为大家不是不懂这个道理,而是无法承担这样做的后果。

比如,我花时间陪家人了,工作中出现问题不能及时解决、造成损失怎么办?工作目标完不成怎么办?被领导看作不求上进怎么办?有晋升机会了,但组织上考虑到我要兼顾家庭,无法投入事业,最终没有给我机会,怎么办?

你看,摆在管理者面前的,不是一个一个空洞的道理,而是一个一个具体的担忧和难题。那到底该怎么办呢?

吴老师有办法。她说,既然时间就这么多,那就别挤了,这时候你要追求另外一件事:提高单位时间的质量,尤其是花在家庭和生活中的时间。很多人特别在意时间的长短,但是其实更重要的是聪明地把质量提高。

比如,怎么提高你跟你爱人之间的单位时间质量?

吴老师说,非常简单,你当然可以加班,但你要给自己定个规矩,回家之后就别看手机,而且要陪自己的爱人深度的聊天。不用太多甜言蜜语,聊天的时候只需要准备几个开放式的问题,来回问就行。

比如你可以问问你的妻子或者丈夫:你今天过得怎么样?那你现在心情好些了吗?下个周末你想做些什么?我能帮你做什么?等等。

问题不是关键,答案也不是关键。关键是,在问开放性问题的过程中,你专注倾听对方,听TA的感受,回应他的情绪,这就是高质量的家庭时间。

再比如,怎么提高你跟你孩子之间的单位时间质量?

吴老师说,她的一个企业家客户想了一个办法。每次假期前的一两个月,他们家会授权给孩子做总策划,策划全家的假期去哪儿玩、怎么玩。父母呢,则作为顾问,为孩子提供建议。这样一来,虽然假期只有短短几天,但是全家一起策划、一起想主意、一起做准备的喜悦心情,从策划的这一天就开始了。

你看,这是不是提高啊了单位时间的质量。

还有一位管理者很有创意,他想出的办法是:他们家跟隔壁的邻居,两个家庭每隔一段时间就找个周末去海边野餐。太太们负责准备食物,孩子们负责玩游戏,丈夫们本来就是同事,就去海边一起散步,再干点搭建帐篷的活。有的时候,一些工作上的矛盾和误会,在这种家庭聚会中,聊着聊着,反而消解了,一举多得。

时间有限,更多的方法我在这就不展开了。但吴老师给你列了一个长长的清单,就是关于怎么帮管理者,提高跟家人相处的时间质量,里面有一些很有意思的办法。如果你也想试试,文稿当中,我放了一张图,扫描图上的二维码,你可以直接找助教领取。

刚才我们说了两个难题,怎么梳理自己的工作优先级,以及怎么平衡家庭和生活。

接下来,还有一类大家特别关注的特殊问题,那就是对个人极为重要的一种场景了:一个职业型管理者如果要不断发展,肯定会面临职业转型、换赛道、找机会的挑战,那肯定会遇到涉及跳槽、转岗的一系列决策。

这种问题,关乎个人职场命运,很多管理者自己都是拿不准的。所以我在管理营里,也经常碰到有同学拿着自己的offer来找我,问我说,“花姐,您帮我看看,××公司给我的offer是……你觉得合适不合适,好不好呢?”

就着这个问题,我也请教了吴老师:因为每个人的性格、环境、成熟度都不一样,遇到这样的问题,旁人不太敢直接给意见的,万一给错了意见,你受了损失,这算谁的呢?对不对?

但是,如果一个人想跳槽或者想转行,确实应该有一些方法帮助自己去做出正确的判断。

下面干货来了,针对这个问题,吴老师给了两个提醒。

第一个提醒,盘点自己的资源。

老实说,一个岗位到底适不适合自己,没有人,比本人更清楚。但是,无论谁给你高薪酬、高职位,让你跳槽过去,肯定都是期望你去完成更高难度的工作,没有无缘无故掉馅饼的,这是个常识。

所以做决策之前,你首先要检查一下,你有没有、能不能尽快装备上那个岗位必要的关键能力和关键资源。如果没有这个金刚钻,大概率这摊瓷器活也会弄得一地碎片,高薪、高位最后都抓不住。

第二个提醒,盘点目标岗位的情况。

空降管理者踏入陌生的企业,处处是惊异,甚至惊吓,这是职场常见的情况,特别是对于那些在某个企业工作了多年的管理者来说,跳槽、换赛道更会面临这种惊吓。

所以,在决定是否跳槽之前,先利用熟人关系,尽量多为自己做一些“尽职调查”。看一下你要去的目标企业、目标岗位,是什么背景、有什么风险。

吴老师特别提醒,你要去打听打听,上一届管理者是怎么离开的,你才知道,你要去的话对方会怎么要求你。更重要的是,要搞清楚,新人过去空降那个岗位,到底要考核什么,考核的最重要的是什么。然后在心里尽量想象各种可能出现的意外,预演一下,看自己能否承受。

请注意,这些信息,其实你在面试的时候已经能获得很多,但是,不要仅仅相信你在面试当中获得的信息,多动员一些熟人关系,通过多方的打听,把这个信息的碎片拼凑成一个完整的信息体系,让你自己做出决策。

当然,你可能要说了,那我怎么找不到人给我提供这些信息,怎么办?那你就要反思另外一件事情了,你已经是个管理者了,你应该拥有一张有利于自己职场发展的社会网络。没有的话赶紧来管理营,我们最后一讲会专门讲,怎么编织自己的社会网络的。

好,三个问题回答完毕。你看,吴士宏老师讲的这些方法,是不是既有高度,又接地气,咱们全都立刻能用上,也完全能理解她。

因为她本人,就是从超一线拼出来的管理实战专家。勤杂工、前台、小组长、地区销售经理、集团副总裁、地区总裁、大高管,她全都干过;企业管理者会遇到的管理问题,她全都处理过。

而且她既在外企干过,也在民营企业干过,特别是最近10年成为商业教练之后,她已经为200多家企业的高管辅导过上千人次——学管理,咱当然得报大腿,就得跟这样的人学。

吴士宏老师说过一句很动情的话:作为职业经理人,她曾经有过巨大的成功;但是作为创业者,她也曾经惨痛地失败过。不过现在,这些对于她个人都已经完全不重要了,她更期待的是,带着她成功的经验和失败的教训,帮助咱们管理营的同学解决具体的管理问题,越过一座座山丘。

现在报名《管理者沟通训练营》11月班,就送吴士宏老师新书《越过山丘》。

好,我是脱不花,11月份的《管理者沟通训练营》,我和吴士宏老师一起等你。

内容听完了,我是罗胖。

《管理者沟通训练营》的11月班正在招生。只有11月班的同学,才能有请吴士宏老师担任实战导师的机会。

你如果现在报名,还可以享受双十一优惠。双十一期间,我们训练营产品的学费不会比现在更低。你在得到App首页搜索“管理”两个字,就能看到优惠报名的入口。

推荐你现在就报名加入,用沟通为你的管理工作助力。

好,罗胖精选,明天见。

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