怎样用写作搞定人、办成事?

我们的《职场写作训练营》,最近发布了一套《写作模板库》。你只要报名了这个训练营,不管是新学员,还是老学员,都可以获得一套针对各个职场写作场景的模板。比如,对上级,怎么写周报、写汇报、写总结;对团队,怎么写会议纪要、写工作计划,我们都提供了写作模板。你对照着填空,就能写出一份高水平的职场应用文。

而且未来,这个模板库还会不断扩大。每当有学员求助新问题,我们就会针对性地研发写作模板,加入到这个模板库里,给到大家。那这套模板究竟好不好用?怎么才能用好模板,用写作搞定人、办成事呢?

今天,我请到了《职场写作训练营》的主理人罗砚老师,请她来给你支支招。好,有请。

你好,我是罗砚,欢迎来到《职场写作训练营》,我们一起解决职场写作难题。

职场写作,有三个台阶。我们可以用点、线、面来区分,每往上走一个台阶,带来的收益也就更大。

第一阶,写作能解决单点的问题。这一阶,我们用写作框架快速对齐信息,就能节省修改和沟通的时间,争取一稿过。

到了第二阶,解决的是现状的问题。日常管理,很大一部分精力都放在了信息的上传下达。这一阶,我们就用写作模板,能对齐团队的信息,提高管理效率。

到了第三阶,写作可以用来解决思考面的问题。团队能力的提升,本质在于思考能力的提升。这一阶,我们可以用写作思路,来培养团队的思考方式。

你可以一边听这三阶的思路,一边想想:你用写作解决过哪一阶的问题?

 

我们先来看第一个台阶,怎么用写作对齐信息,做好单点发力。

你有没有过这样的经历?你在群里发的会议通知,同事还得小窗追着你问:到底是什么意思?

你明明写了邮件,对方还是觉得,得打个电话才能理解。

你给领导发的文件,被打回来反反复复地修改。

我们都想追求一稿过,但怎么才能做到呢?我们写作营有位同学叫春雅,她就给我们提供了一个很好的示范。

今年,春雅刚上任江苏一个村的副书记,她刚一上任就遇到了一次信任危机。但是她凭借一篇汇报,做到了信息对齐,挽回局势。

春雅平时要管理 9 个人的团队,服务二千多位村民,非常忙。她说,刚上任一个月,想着上级也很忙,就没有主动汇报。好巧不巧,她的管辖范围出了工作纰漏,她被约谈了。

你想,一般人遇到这种情况,工作还没上手,就在新领导那被扣了印象分,这可怎么办啊?后来,这个纰漏本身是解决了,但是春雅想:“印象分,我可得管理好,我得找领导聊一次。”

可惜领导太忙了,她在领导办公室外等了一下午,领导都没空见她。好不容易领导要下楼,一转身又去忙别的了。

我相信,很多人也面临类似的情况:连沟通的时间都没有,这信任怎么建立啊?

春雅就写了一篇汇报,来说明她上任以来的工作情况。她是怎么写的呢?

她先说了自己上任 40 多天以来都做了哪些工作。请注意,我看到,大量的人写到这儿就打住了。我们试想一下,如果春雅真的只是列了自己的工作,那领导看了会得出什么结论呢?最多是你干了很多工作,很认真,但是没有办法挽回工作失误带来的信任。

春雅的这次汇报,她还额外写了三点,明确了三类工作成果:

第一类,输出了哪些工作流程的表格。

第二类,完成了哪些阶段性的目标。

第三类,从中沉淀了哪些经验。

当然,这个文件也没有一下就写到完美。交上去之后,她又找了领导。这一次,领导跟她深谈了半个多小时,指导了很多工作思路。也因为提前有这份文件,他们很多思想提前对齐,沟通效率也很高。

几个月之后,春雅收到了组织的通知,让她提前转正。

春雅很惊讶,打电话去问:“怎么就提早了?”

结果对方告知:“书记对你印象挺好的,你就早点转正吧。”

其实,领导也不期待凡事你都能一肩挑,能把活干得滴水不漏。重要的是你跟领导之间信息是对齐的,他也就能更加理解你,信任也就能建立起来。

 

其实,不光给领导汇报——给同事提需求、给下属布置任务,工作中很多信息交流都是这样。想要一稿过,需要对你的读者的需求和使用场景,有充分的理解。

如果你只说:请各项目尽快提交预算——那同事就得追着你问:什么时候要?预算按什么标准出?这得给谁看呢?

工作交流,大概率上不是单一信息的交代,而得是多维度的信息框架。

那这个框架怎么来呢?就是取决你对这个工作场景的理解。

比如汇报,我在写作营里就给同学们总结了好几种汇报的模板,比较常用的有成果汇报清单,可以先分享给你。

要想像春雅一样把工作汇报明白,最好得呈现五类信息。除了行动之外,还有四种:

第一,目标。组织给你的目标完成的怎么样了?这个是领导最关心的。

第二,成效。这件事取得了什么样的效果?

第三,经验。从中你总结和提炼出了什么样的经验吗?

第四,案例。工作过程中有哪些具体的案例能够证明工作项效果?

这五类信息,按照框架一起出现,你的工作成果才描述清楚了。

这个清单,我给你准备了 word 版本,方便你写作的时候用。你可以在文稿区找到二维码,添加助教去领取。

当然,除了汇报,还有很多信息对齐的场景,比如:

开完会,怎么写会议纪要?怎么写通知?怎么写邮件?怎么给下属布置工作?跟领导有不同意见,这个方案怎么写?

这类信息对齐的模板,写作营里有超过 30 多个,能帮你查漏补缺,一次就沟通到位。

 

好,到这儿,我们理解了单点发力要对齐信息。我们来到第二个台阶,怎么用写作解决一个条线“上传下达”的问题。

我们再来看一个写作营的同学凌凡的案例,他是一个沙石生产公司的管理者,带 10 人左右的销售团队。

他在团队管理上遇到了一个问题:过去,这个行业的需求相对稳定;但今年上半年,很多大客户周转不灵,订单也不稳定了。以前都是先付款再发货,现在客户没能力先付款了。

而且这个不确定因素是很危险的。因为沙石走船运,订单有变动,运输船稍微晚几天出发,就会产生违约金,这都是成本。

管理者遇到这种情况,顶多是把团队盯紧一点,跟密一点,凌凡一开始也是这个思路。一个个问,他又盯不过来,他就让团队开始写周报。

任务刚启动的时候其实挺惨的,员工不会写,都是流水账——说说这周干了什么,下周准备干什么。

那这种周报的潜台词是什么?其实是在检查团队的工作量是不是饱和。可是就算是加班很饱和,就能实现目标吗?当然不是。

有效的周报、周会,不是核查工作量,而应该从目标出发。干了多少不重要,有没有完成目标才重要。

这儿我要给你划重点了——什么叫从目标出发的周报呢?那这三类信息缺一不可。

第一个,复盘目标。上周的目标是什么?完成的怎么样了?

第二个,如果没有达成或者超出了目标,那原因是什么?

第三,下周的目标是什么?计划怎么干?

当然你还可以再加一个:通过分析,你有哪些好的经验可以沉淀?

 

凌凡就用了写作营这个模板,让下属照着填空。

第一部分,复盘目标,明确生产方的情况和销售目标。

第二个,这个销售目标下,销售方案是什么?

第三部分就填三样信息:接下来的销售目标是什么?距离现在还差多少?准备怎么补齐这个差距?

这三步下来,目标进度、卡点、完成路径都明确了。

那团队上下信息都拉齐了,凌凡就是通过这个周报,对齐了团队内部和跨部门之间的信息,做准了决策,节省了好多成本。

就凭借这个差距,凌凡团队的利润空间就打开了。

 

所以说,写作不光是个沟通工具,它更是一个思考工具。如果我们把这个思考工具用在团队里的写作,它就是那个能帮你把团队思想和动作都拉齐的工具,可以让抽象的思考流程化。

这类模板,我们在写作营里还准备了好几个不同的版本,供不同的岗位去参考。

 

好,说完第二级,接下来我们来到第三级台阶:怎么用写作培养团队深度思考的能力?

凌凡的案例,还有后续。团队遇到困难的时候,管理者一定会遇到过这种对话:

你问下属,为什么这儿出现了问题;他大概率上,会找一个外部原因——大市场不行,所以销量不好;对方不配合,所以我们进度延迟了。

凌凡也遇到了这样同款的经典问题:就算有了模板,下属的周报里有一栏总是填不好,就是“分析问题”。

下属经常在周报里写:市场在下滑,或者别人的价格更低,我们的产品没有竞争力。

凌凡一开始看到的时候很是头疼。这周报,要是老板看到了会怎么想?公司开不下去了吗?但这样的抱怨不解决问题,得让一线的团队掌握分析问题的方法。

问题是,怎么让下属也学会呢?凌凡改造了模板,在问题分析里加了一栏“优势”。每周,除了要汇报市场的客观情况外,还要根据情况来分析企业的优势——为什么我们可以卖得比别人贵?为什么我们贵还有人买?这个原因,一定要找出来。

他要求团队,这一栏必须得写,强迫团队去思考。这就把团队“遇到问题就找外部原因”的思考方式,拧成了“要分析外部环境”,加上“挖掘自身优势”。

坚持了一段时间,团队慢慢地共创出了不少的思路——比如,我们的产品价格高,但是我们船运用的是深水码头,是大船,比小船运费低,装载效率高。整体来看,是在给客户省钱。

抓住了这些思路,再把它包装成卖点,他们团队成功地拿下了客户。

上半年结束时,凌凡团队的业绩增长了50%。经过这半年,凌凡自己也更受公司重视了,下半年被调去管理了一个更加核心的团队。

 

好,通过两个写作营同学的案例,我们分享了职场写作的三个台阶,我们一起再来看一下。

第一个台阶,我们能在点对点上对齐信息。而且,想要提高效率“一稿过”,你需要的是多维度的信息。你可以用写作模板查漏补缺。

第二个台阶,是整个条线的信息对齐,我们可以教团队用同样的写作框架,帮助团队快速拉齐信息。

第三个台阶,我们可以用写作培养团队的深度思考,把思考过程流程化。

今天我们分享的同学案例,都是在日常工作细节里,找到优化点,坚持——取得了良好的效果。

其实职场写作也是这样,每天提效一点点,慢慢的,能形成质变。

为了帮你提升工作效率,写作营上新了一整套的写作模板库,目前研发了 79 个深度解决问题的模板。

而且我们还会根据同学的新问题,持续地研发迭代和更新。有了模板库,什么周报、工作计划、汇报方案,哪怕就是写一条微信,也再也难不倒你。你可以快速地用模板“填空式写作,争取一稿过”。

只要加入写作训练营,就能获得整套的模板库。老同学也别担心,咱们训练营都是免费复训的,所以更新的内容,我们也会持续地同步给老同学。我是罗砚,我在《职场写作训练营》里等你。

内容听完了,我是罗胖。

罗砚老师主理的《职场写作训练营》,为期21天。在线上,我们会用视频课和直播课,让你掌握职场常见文体的写作方法。此外,还有助教老师全程带你练习,提升你的写作能力。

《职场写作训练营》的11月班正在招生。你加入,就能在毕业的时候,获得这套模板库,作为你纵横职场的利器。

你得到APP搜索“写作”两个字,还能领取450元的优惠券。请注意,这个优惠券的有效期只有3天,推荐你现在就行动,用写作为成长加油。

罗胖精选,明天见。

 

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